在外贸进出口业务中，单证占有重要地位，单证工作，不仅是企业的任务和效益所在，也是对外贸易的一个重要组成部分。

单证是指外贸结算套用的单据和证书，单据证书在英语中为“DOCUMENTS”。

物流单证通常有两类：

一类为状态纪录单证，一般由现场操作员填写。

现行的物流单证大多数为状态单证。如在深圳华运国际物流有限公司通常生意开始时业务人员填写的一张《业务流程卡》，上面记载着业务员同客， 谈好的各种资料如启运港、目的港、船名、截关日、柜犁柜量、价格等：又如好又多连锁超市的《宅配出货单》上面有客户资料(代号、姓名、电话、送货地址)、订货单号、出货单号、商品资料(项次、货号、品名规格、单位)、配送资料(店订货量、配货量、出货量、出货件数)、运输资料(司机、车号、装年人、装车日期时间)及客户验收栏。

另一类为控制(服务质量)甲证，由客户或管理人员填写，目的在于监控分析。

为管理决策提供依据，促进物流流程改进及提高物流服务质量。控制单证通常在状态单证的基础上进行汇总、分析，如华通行物流服务有限公司的控制单证含以下几个统计观洲点：订单完成率、準点率、货物破损率、回单时返回率、报表準时率、客户投诉率。企业在物流配送时仃时会把过程控制数锯结合在状念单证，如苏宁电器连锁店的《配送安装服务单》上有客户填写的的配送或安装的服务评价(满意度及配送人员有没有私下收取公司规定外的其他费用等)；金海马家居公司用的《购货送货单》上面有要客广填写的顾客意见(对配送效率及搬运上的服务态度和方式提出意见)。但公司设计这类综合单证的时候忘记了一个準则，控制单证应该由管理人员来掌握或填写而不应交在要监控的对象物流操作员手中。比如笔者碰到的苏宁电器配送安装人员并不指引顾客去填这些栏日，常常在顾客不注意的情况下自填或在快要离开时请顾客签名然后自己补填。认识到这个弊端的公司会有电话随访或电话回访。