机要工作即做好涉密档案的管理工作，要认真完成机要档案及传真电报的阅办，做好机要保密，其中机要档案的传阅、办理都是有严格规定的。所以，机要工作人员务必保守机密，做到不该透露的绝不透露，不该说的绝对不说。同时，还必须注意时效性。收到档案后，首先要注意传递档案的时间，避免发生档案传递不及时的错误。这就要求工作人员熟悉领导之间的分工，了解各部门及其分管领导的工作规律和时间安排，準确领会领导指示精神，掌握档案的急缓程度，机动灵活，掌握时机。

因此，机要工作在要注意做好档案的传阅管理登记工作，及时将传阅完的档案收回，按顺序分类，确保档案安全。

收文办理是比较完整、独立的事，主要包括签收、登记、拟办、请办、分发、传阅、承办、催办等环节。其基本要求是準确、及时、安全、保密。

签收工作要求认真细緻、不可马虎大意。根据送件簿或送件清单的记载逐件检查，看看是否发给本单位的，封皮编号是否与记载相符。清点函件总数是否和清单数一致。检查收件有无破损、数包、被拆现象。有上述现象要查明原因，作适当处理，并在对方送件簿上注明，必要时报告本部门负责人。经清点、检查无误后，方可在送件簿上或清单上籤字，注明。

（1）要小心剪封，以免损坏封中档案。

（2）要检查封内档案是否取净，避免遗漏档案。

（3）要检查档案是不是给本部门的，如有寄送错误，应及时退回来件单位，以免误事。

（4）要检查档案上的主送（包括抄送）单位，来文单位与封皮所写的是否符合，如不相符或无法判明的，应把封皮附在档案后面备查。

（5）要检查落款处有无漏盖公章。如有漏盖，一般件退回重盖，急件可立即通过电话联繫，证明无错后，一边处理，一边要求来件单位盖章补报。

（6）要检查档案附属档案是否齐全，如漏掉附属档案或附属档案不全，应通知来件单位补全，待附属档案齐备后，再行处理。

（7）来件如未装订、拆封当时要整理好，以免一个完整档案误分两处。

（8）要检查档案落款日期，没有日期的，要根据封皮邮戳补注日期；有的虽有日期，但离收到日期甚远，遇到这两种情况，要把封皮附在档案后面备。

（9）封内有档案清单的，应对照清单核对，封内有回执的应在回执单上籤收并将回执单退回来件单位。

登记是一项重要的基础工作。

（1）登记形式有簿式登记和联单式登记两种，各单位可按实际情况灵活使用。

（2）登记範围：一是上级机关或上级主管业务部门来文（包括主送件和抄送件）；二是直属下级机关的请示、报告；三是其它机关单位商洽工作，需要签发的来函等。另外，具有机密等级的内部刊物、资料，可以另备簿登记，不与公文混登在一起。

（3）登记项目要求简明、实用，既不要过繁，也不要过简，收件登记的项目主要有：编号、成本日期、来文号、来文标题、主送机关、份数、收文日期（清办意见，拟办意见）、分送範围、缓急程度，催办情况、办理结果等。

（4）登记要求：一要安全，主要项目要逐数登记，不能随意删减，来文单位两个以上的不能少登记一个，标题要完整。二是準确，来文单位要用标準的简称，而且要一致。三要细。收到特急件、重要件的时间应登记月、日、时、分。催办情况，每一次都要把时间等情况记录登记清楚。

（5）登记要求字迹清楚，不仅自己能辨认，别人也能看懂，便于查找。

（6）登记后要在档案右上方编号，或及时用档案处理卡编号，便于档案运转、查找。

（7）在做好登记的基础上，依据平时的登记，定期制文统计工作，及时向单位部门领导反映公文处理情况，做到上下心中有数。

（1）为了有效掌握传阅档案的行蹤和去向，必须设立传阅登记，作为组织传阅的手段。

（2）组织传阅方法。工作人员作为中心点，各传阅对象收、退档案都直接与中心发生联繫。组织传阅，它既可有效地控制档案等行蹤去处，防止档案丢失，又可随时合理地调度阅文次序，提高传阅效率。

（3）组织传阅的原则是急用先看。一般要照顾主要领导、主管领导、主管部门先看，然后再送其他领导和其他人员。

（4）特急件，绝密件要专送，减少中转环节，以免费时误事，还有得保密，密级以上档案不得带出党政办公室。

（5）建立阅文室。有关阅读对象应儘量到阅文室阅读档案。建立阅文室既可减少往返传递时间和手续，又有利于安全保密，提高阅文效率。

（6）传阅要把前、扫后，儘量加快传阅速度，上班前要把传阅件及时送出，下班前要及时收回传阅件。

（1）对办件设立办件登记簿，领导批示意见，部门办理意见或处理结果，送出、结理日期，逐一登记备案。 （2）对办件实行催查制，凡办件，特别是急件，要件，要定时检查，落实情况。

（3）在办理办件过程中需要提供的有关档案、材料，要积极为有关部门提供相关档案材料等。

（4）在办件过程中出现上下级或部门之间意见不一致时，要及时向领导反馈情况，使问题圆满解决。

（5）办件处理结果，及存在的问题，要及时或定期向领导反馈情况。

公文的收、发、分送、传递、借阅、移交、销毁等每个一环节都应严格执行登记制度，把好多递关口，做到环环有手续，件件有着落，收发档案要分类登记，秘密档案要单独承办和专柜保管。

秘密以上档案，公文下级机关不準翻印、複製上级机关的秘密档案（公文）。除非根据有关规定，或得到批准。

複印档案必须经过请示，得到审批，複印件按原件要求管理。

传阅秘密档案，应由机要人员或指定人员统一掌握，非经批准，不得擅自扩大秘密、档案阅读範围。阅读秘密档案要在党政办公室或阅文室进行，传阅和借阅的秘密档案，严格坚持分别登记，签收的制度。当麵点清，签字、不搞“信用”交接。领导同志和各部门阅办的档案，直接与机要人员联繫，不互相传递，秘密档案不在外过夜。

秘密档案不準通过变通邮政邮寄，不準在普通的传真机上传递。机要通信人员在外出递送秘密档案过程中，不準办理与递送无关的事。坚持专程取送。

外出工作，必须携带秘密档案的须经领导批准，并办理登记手续。同时还要採取安全措施。

秘密档案必须存放在有安全保障的地方，并经常检查保管情况（要有文柜、文柜应有安全措施）。

各单位、部门都应对秘密档案建立清查，清退制度。坚持秘密档案每天一收交，每周一清理，每月一核对。每天下班前，收发给领导和各单位的档案，该收的都收回来，每周末下午，对一周内经办的档案全面清理一次，月底本月内经办档案按照收文簿，全面核对一次。如发现丢失现象，要及时追查处理。

销毁秘密档案和其他公文，必须经领导批准，造册登记。销毁档案时要对现场严密监护（有二人以上）必须销尽。对销毁过程监护人等要登记在案。

（1）按照上级有关规定，做好每年度公文（档案）清退移交工作，按时、如数上交要求移交的上级档案。如有遗失，要写出书面报告。

（2）根据档案材料归档的範围，协同档案室做好每年度档案材料归档立卷工作。